Van zoeken naar weten: informatiemanagement en AI in de digitale overheid

Binnen de digitale overheid is er een overvloed aan data, maar de context – het verhaal achter die data – ontbreekt te vaak. AI vergroot dat spanningsveld nog meer. Want als AI wordt toegepast op onbetrouwbare of onvolledige informatie, dan groeit het risico op fouten. Biases breiden zich uit, verkeerde conclusies verspreiden zich snel en het wordt lastig te achterhalen waar informatie vandaan komt.

De oplossing zit niet in nóg meer tools, maar in slimmer omgaan met informatie. Begin altijd bij de informatiepositie en bepaal welke informatie nodig is om goede besluiten te nemen. Dat is de kern van de Moderne Informatie-architectuur (MIA). Pas als de informatiebasis op orde is, kun je AI verantwoord inzetten.

Van procesgericht naar informatiegericht werken

Het verbeteren van processen heeft weinig nut als de informatie waar ze op steunen niet klopt of ontbreekt. Leg daarom bij elk informatieobject vast wie het heeft gemaakt, wat de context is, waar het vandaan komt en wat de gebruiksrechten zijn. Beperk het aantal kopieën en zorg dat informatie hergebruikt kan worden met verwijzingen naar de bron. Door een federatieve informatiecatalogus te gebruiken, wordt informatie beter vindbaar. Zo ontstaat een stabiele basis waarop AI kan ondersteunen in plaats van afleiden.

“Generatieve AI biedt volop kansen om maatschappelijke vraagstukken aan te pakken en de overheidsdienstverlening te verbeteren.”
— Zsolt Szabó, staatssecretaris Digitalisering en Koninkrijksrelaties

Nieuwsbericht Rijksoverheid, 22‑04‑2025. Bron: rijksoverheid.nl/actueel/nieuws/2025/04/22/overheid-verruimt-standpunt-inzet-generatieve-ai

Casus: Woo-verzoek na betwist besluit — verschil tussen oud en nieuw

Een inwoner is het niet eens met een besluit en vraagt via een Woo-verzoek om alle informatie. Hoe verloopt dit in de praktijk?

Oude situatie (procesgericht en documentgedreven)

Informatie staat overal verspreid: op netwerkschijven, in e-mails en als losse kopieën. Het is niet duidelijk waar de informatie vandaan komt, wie het heeft aangepast, of wat de laatste versie is. Bij het behandelen van het Woo-verzoek wordt zonder eenduidige lijn besloten welke informatie openbaar wordt gemaakt.

AI wordt gebruikt om mappen snel door te nemen, maar levert resultaten die niet herleidbaar of controleerbaar zijn. Hierdoor ontstaan fouten: de informatie is onvolledig of klopt niet. Dit leidt tot extra werk, klachten van inwoners en een risico dat de rechter het besluit vernietigt omdat de motivatie of toepassing van de Woo niet goed is.

Nieuwe situatie (MIA-gericht en informatiegedreven)

Alle informatie wordt vastgelegd als een duidelijk informatieobject. Eén set informatieobjecten vindbaar via een federatieve informatiecatalogus. Archivering-by-design met DUTO-toets.

De set informatieobjecten bevat gegevens over de identiteit, context, rechten en audit-trail. Dankzij een federatieve informatiecatalogus is alles makkelijk terug te vinden. Archiveren is automatisch gedaan met een DUTO-toets. AI wordt alleen toegepast op betrouwbare informatie die vooraf aan kwaliteitseisen voldoet. Alle AI-resultaten kunnen worden gecontroleerd en zijn goed vastgelegd. Resultaat: minder fouten, minder klachten, kortere behandeltijd en een zeer kleine kans dat de rechter het besluit vernietigt.

Kansen en beperkingen van AI

AI kan veel betekenen, bijvoorbeeld door informatie sneller te vinden, samen te vatten of te anonimiseren. Het helpt om patronen te herkennen en oude data aan te vullen met context en metadata. Maar dit werkt alleen als de informatiebasis betrouwbaar is.

Werk daarom met kwaliteitsdrempels per informatiepositie: hoe volledig, actueel en consistent moet de data zijn? Als informatie niet aan deze eisen voldoet, moet een AI-model worden uitgeschakeld. Bovendien moeten beslissingen worden gelogd en moet er altijd ruimte blijven voor menselijke controle en bijstelling.

“De rijksoverheid weet van veel kunstmatige intelligentie (AI) niet of die naar behoren werkt.”
— Algemene Rekenkamer, Focus op AI bij de rijksoverheid, 16‑10‑2024.

Bron: rekenkamer.nl/publicaties/rapporten/2024/10/16/focus-op-ai-bij-de-rijksoverheid

Wetten als aanjager van informatiegericht werken

Nieuwe wetgeving biedt een kans om beter met informatie om te gaan. Deze wetten vragen van organisaties om vooraf te bepalen welke informatie nodig is, en in welke vorm. Daardoor verschuift de aandacht van ‘documenten zoeken’ naar ‘context vastleggen’.

- Woo (Wet open overheid): vraagt om ‘openbaar tenzij’. Informatie moet in principe openbaar kunnen worden, waarbij uitzonderingen als metagegevens worden vastgelegd. Zo wordt publiceren sneller en eenvoudiger.

- AVG (privacywetgeving): stimuleert doelbinding en transparant gebruik van gegevens. Door duidelijk vast te leggen wat het doel, de grondslag, de herkomst en de gebruiksrechten van gegevens zijn, wordt gepast gebruik mogelijk.

- Nieuwe Archiefwet: richt zich op duurzaam toegankelijke informatie in plaats van alleen bewaren. Het vastleggen van context en relaties bij de bron maakt archiveren onderdeel van het werkproces en wordt getoetst aan DUTO en MDTO.

- EU AI-verordening: verplicht overheden om risicogebaseerd te werken. Data en modellen moeten worden geregistreerd, inclusief hun beperkingen, audit-trails en de mogelijkheid van menselijke tussenkomst.

- Data Act: bevordert datatoegang en samenwerking. Dit voorkomt afhankelijkheid van leveranciers, stimuleert hergebruik via open standaarden en geeft de voorkeur aan een federatief model boven kopiëren van elkaars data.

Een goed voorbeeld hiervan is de Woo-casus: doordat bron en context duidelijk zijn vastgelegd, blijft informatie herleidbaar en consistent, ook bij bezwaarprocedures.

“Dat betekent radicale openbaarheid: niet alleen van beleidsstukken en brieven, maar ook van dataverzamelingen, gebruikte algoritmen en modellen.”
— Arre Zuurmond, Eindrapportage Dwars door de Orde, 16‑04‑2025.

Bron: open-overheid.nl/documenten/2025/04/16/dwars-door-de-orde

Drie randvoorwaarden voor verantwoord gebruik van AI

1. Eerst de basis, dan het model – Zorg dat de informatie klopt voordat AI wordt ingezet. Meet regelmatig of de informatie voldoet aan de kwaliteitsdrempels en hoe herleidbaar de AI-resultaten zijn.

2. Federatieve informatiecatalogus en verwijzend hergebruik – Verwijs altijd naar de oorspronkelijke bron en beperk kopieën om overzicht en consistentie te behouden.

3. Model governance – Leg vast met welke data en modellen gewerkt wordt, inclusief versies, beperkingen en menselijke controles en handelingsvrijheid. Documenteer en publiceer deze informatie waar mogelijk in het algoritmeregister.

Processen zijn dienstbaar aan informatie

Stel jezelf constant de vraag: ‘Welke informatie moet onbetwistbaar zijn voor dit besluit?’. Laat de werkwijze van de organisatie zich rond dat antwoord vormen. Processen moeten dienstbaar zijn aan betrouwbare informatie – niet andersom.

Tot slot

Zorg dat informatiepositie en resultaten leidend zijn. Pas daarna komt AI in beeld. Zo combineer je snelheid met zorgvuldigheid en transparantie. Het resultaat: minder herstelwerk, minder klachten en minder juridische risico’s – en vooral een overheid die weet waar ze het over heeft.