AI en informatiemanagement binnen de overheid

AI en digitalisering veranderen het informatiemanagement bij de overheid ingrijpend. Welke kansen en dilemma’s brengt dat met zich mee? We spraken Sirous Kavehercy, docent bij Bestuursacademie Nederland en expert in digitale transformatie en communicatie.

Kansen en risico’s van AI en informatiemanagement voor de digitale overheid

AI en informatiemanagement bieden enorme kansen voor de overheid. AI kan repetitieve administratieve taken overnemen, processen optimaliseren en voorspellende analyses van data maken. Denk aan AI-chatbots op gemeentelijke websites, interne AI-assistenten die ambtenaren helpen om beleidsstukken te doorzoeken of teksten te schrijven. Of systemen die grote hoeveelheden data, zoals burgermeldingen of enquêteantwoorden, slim analyseren en categoriseren. Ook bij processen als vergunningverlening en bezwaarafhandeling kan AI goed van pas komen.

Tegelijkertijd merk ik dat zorgvuldigheid belangrijker wordt dan ooit. Wie AI inzet, moet zorgen dat data betrouwbaar en volledig is, om vooroordelen en uitsluiting te voorkomen. Bovendien vraagt datagedreven werken veel van mensen, processen en informatiesystemen. Dit is binnen de overheid geen kleine opgave. Ook de afhankelijkheid van grote leveranciers, zoals Microsoft Copilot, vraagt aandacht voor digitale autonomie.

De EU AI Act en de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens helpen om AI verantwoord toe te passen. Voor mij begint dat allemaal bij goed informatiemanagement: betrouwbare data en duidelijke en transparante governance. Alleen dan kan AI op een manier worden gebruikt die publieke waarden versterkt.

Wat zijn volgens jou de grootste dilemma’s waar overheidsorganisaties mee te maken krijgen bij het implementeren van AI en datagedreven werken?

Organisaties zoeken naar evenwicht. Ze willen vernieuwen, maar willen ook controle houden. Ze willen snelheid, maar moeten rechtvaardigheid niet uit het oog verliezen. AI vraagt om samenwerking tussen afdelingen en het delen van data, terwijl privacy, beveiliging en burgerrechten tegelijkertijd goed geborgd moeten blijven.

Er zijn inmiddels veel hulpmiddelen beschikbaar om AI verantwoord te ontwikkelen, zoals de DPIA, de FRIA en algoritmenregisters. Om bewustere keuzes te maken kun je bijvoorbeeld de DWMR-balans van TNO gebruiken, een methode waarbij je Doel, Waarden, Middelen en Risico’s expliciet tegen elkaar afweegt gedurende het implementatietraject. Op die manier maak je de keuzes niet vanuit angst, maar vanuit verantwoordelijkheid. Dat is volgens mij waar het allemaal om draait bij volwassen datagedreven werken. Het maken van fouten is onvermijdelijk, maar je kunt er veel van leren als je transparant en verantwoord omgaat met de lessen die eruit volgen.

‘‘Informatiemanagement is de schakel tussen mensen, processen en technologie’’

Hoe bereid je overheidsorganisaties voor op de ethische dilemma’s die AI met zich meebrengt?

Ethisch omgaan met AI begint bij bewustwording. Medewerkers moeten begrijpen hoe algoritmes werken en welke risico’s eraan kleven. Daarbij is het belangrijk dat ze hun blik op AI verbreden, want het gaat om meer dan alleen generatieve toepassingen zoals ChatGPT of Microsoft Copilot. Daarom is het goed dat sinds 2025 AI-geletterdheid verplicht is voor organisaties die met deze technologie willen werken. Ik vind multidisciplinaire teams daarbij onmisbaar, met juristen, beleidsmedewerkers, data-experts, IT, communicatie en ethici samen. Zij stellen kaders op, beoordelen risico’s en zorgen voor transparantie.

Ook is een veilige omgeving om te experimenteren van groot belang. Daar kun je leren zonder angst voor fouten. Als ethiek goed inricht, is het geen rem op innovatie, maar juist een kompas dat de goede richting aangeeft.

Welke rol speelt informatiemanagement in het realiseren van een datagedreven overheid?

Ik zie informatiemanagement als het fundament van een datagedreven overheid. Zonder betrouwbare en goed beheerde informatie kan AI simpelweg niet verantwoord functioneren. Datakwaliteit, privacy en toegankelijkheid zijn geen technische details, maar randvoorwaarden voor goed bestuur.

Kijk bijvoorbeeld naar de Wet open overheid (Woo). Gemeenten worstelen met een enorme groei aan informatieverzoeken en documenten. Initiatieven zoals WooChat (de AI-chatbot van het NKOO) helpen om orde te brengen in deze chaos. De gemeente Coevorden experimenteert al met een chatbot die burgers sneller toegang geeft tot eerder ingediende Woo-verzoeken. AI kan bovendien trends in Woo-verzoeken analyseren en voorspellen welke informatie vaak wordt gevraagd, zodat die proactief kan worden gepubliceerd.

Voor mij is informatiemanagement de schakel tussen mensen, processen en technologie. Het maakt datagedreven werken niet alleen efficiënter, maar vooral transparanter en mensgerichter.

 ‘AI draait om mensen’

Als we het over AI hebben, blijft het gesprek te vaak steken op tools, platforms en prompts. Maar dat mist de essentie: AI is in de kern niet technisch – AI draait om mensen. Als we AI alleen zien als een manier om processen te optimaliseren, reduceren we mensen tot een kostenpost. Maar als we AI zien als een manier om mensen te empoweren, dan wordt innovatie mensgericht en zinvol.

Als AI-adviseur en trainer kom ik bij veel overheidsorganisaties over de vloer. Ik heb gemerkt dat de inzet van AI pas echt kans van slagen krijgt wanneer er structuur, eigenaarschap en visie achter zit. Stel een multidisciplinair AI-competence team samen, vraag naar de zorgen en neem die serieus. Ontwikkel een digitale strategie met een duidelijk AI-beleid dat kaders biedt voor ethiek, privacy, datakwaliteit en transparantie. Review en communiceer dit regelmatig, zodat het beleid meegroeit met de praktijk.

En vooral: blijf experimenteren en leren. Geef ruimte aan nieuwe ideeën en gebruik pilots als leerinstrument, niet als doel op zich. Alleen door te doen, te evalueren en te verbeteren bouw je kennis op en ontstaat vertrouwen in technologie.

AI krijgt pas betekenis als we het verbinden aan menselijke waarden, duidelijke kaders en een lerende organisatiecultuur. Zo blijft AI geen black box, maar een hulpmiddel dat medewerkers ondersteunt en de overheid burgergerichter maakt.