AI in het publieke domein: gevolgen voor organisaties

Waar kom je AI binnen de overheid nu al tegen?

AI wordt binnen veel overheidsorganisaties al gebruikt voor dagelijkse werkzaamheden. Misschien herken je het uit je eigen praktijk. Een beleidsmedewerker gebruikt een AI-tool om een eerste opzet voor een beleidsnotitie te maken. Een communicatieadviseur laat een rapport samenvatten voordat hij of zij ermee aan de slag gaat. 

Vaak gaat het om kleine toepassingen die tijd besparen bij dagelijkse werkzaamheden. Juist daardoor verspreidt het gebruik van AI zich snel binnen organisaties. Dat brengt voordelen met zich mee, maar roept ook nieuwe vragen op. Want hoe weet je of informatie klopt? Welke gegevens mogen medewerkers invoeren? En hoe voorkom je dat teams ieder hun eigen werkwijze ontwikkelen? 
 
Wil je meer leren over de verschillende AI-toepassingen die je als overheidsprofessional kunt gebruiken? Dan sluit de training AI en Overheid goed aan.

Waarom is AI niet alleen een vraagstuk voor ICT?

AI raakt steeds vaker het primaire werk van overheidsprofessionals. Wanneer nieuwe software wordt ingevoerd, ligt de verantwoordelijkheid vaak bij ICT. Bij AI werkt dat anders. De technologie heeft direct invloed op werkzaamheden binnen beleid, communicatie, dienstverlening, informatievoorziening en projectmanagement.

Daardoor krijgen ook andere onderdelen van de organisatie ermee te maken, zoals:

• HR
• juridische zaken
• informatiemanagement
• managementteams

Zij krijgen te maken met vragen over privacy, kwaliteit, kennisontwikkeling en verantwoordelijkheden. Een gemeente kan bijvoorbeeld een richtlijn opstellen voor het gebruik van AI. Maar als medewerkers niet weten wanneer zij een uitkomst moeten controleren of welke gegevens zij mogen gebruiken, blijft er ruimte voor verschillende interpretaties. Juist daarom vraagt AI om organisatiebrede afspraken.
 
Wil je meer inzicht in de kansen, risico's en wet- en regelgeving rond AI binnen de overheid? De training AI voor Overheidsprofessionals biedt praktische handvatten voor verantwoord gebruik van AI, onder meer bij het schrijven van beleidsstukken.

Wat betekent AI voor leidinggevenden?

Leidinggevenden krijgen steeds vaker de taak om richting te geven aan het gebruik van AI. In veel organisaties lopen medewerkers voor op het beleid. Zij experimenteren al met nieuwe mogelijkheden, terwijl formele richtlijnen nog in ontwikkeling zijn. Dat vraagt om een andere rol van leidinggevenden.

Van leidinggevenden wordt niet verwacht dat zij alle technische mogelijkheden kennen. Wel moeten zij het gesprek voeren over verantwoord gebruik, kennisdeling en de rol van AI binnen de organisatie. Vragen die daarbij regelmatig terugkomen zijn:

• Welke AI-toepassingen gebruiken medewerkers?
• Waar liggen kansen voor de organisatie?
• Welke risico's vragen extra aandacht?
• Hoe delen teams kennis en ervaringen?

Daarnaast krijgen leidinggevenden steeds vaker te maken met keuzes over de rol van AI binnen de organisatie. Waar stimuleer je experimenten en waar stel je grenzen? Organisaties die deze gesprekken actief voeren, krijgen vaak sneller inzicht in wat er al gebeurt binnen de praktijk. Daardoor wordt het eenvoudiger om passende afspraken te maken en medewerkers te ondersteunen bij verantwoord gebruik.
 
Werk je aan digitale verandering of stuur je collega's aan tijdens innovatie- en verandertrajecten? Dan biedt de Leergang Digitaal Leiderschap verdieping in de organisatorische en strategische kant van digitale transformatie.
 

Hoe voorkom je dat AI binnen de organisatie los zand wordt?

Een succesvolle aanpak begint met duidelijke afspraken en gedeelde kennis. Wanneer afdelingen zelfstandig keuzes maken, ontstaan al snel verschillen in werkwijzen en gebruik van AI. Daardoor wordt het lastiger om kwaliteit, veiligheid en kennisontwikkeling te organiseren.

Stel dat verschillende afdelingen AI voor uiteenlopende taken gebruiken, van inspraakreacties tot conceptteksten en notulen. Zonder gezamenlijke afspraken ontstaan al snel verschillen in kwaliteitscontrole, werkwijzen en verwachtingen.

Veel organisaties beginnen daarom klein door:

• ervaringen van medewerkers te verzamelen;
• richtlijnen op te stellen;
• kennis binnen teams te delen;
• afspraken te maken over verantwoord gebruik.

Belangrijk daarbij is dat AI niet wordt gezien als een los project. De ontwikkeling raakt namelijk meerdere onderdelen van de organisatie, zoals dienstverlening, beleid, communicatie en leiderschap. Juist wanneer die samenhang wordt meegenomen, ontstaat een stevigere basis voor toekomstige toepassingen.

AI vraagt om organisatorische keuzes

AI in het publieke domein gaat niet alleen over technologie. Het gaat over de manier waarop organisaties omgaan met informatie, verantwoordelijkheden en publieke dienstverlening. Tegelijkertijd moeten organisaties nadenken over kaders, kwaliteit en samenwerking. Door daar nu aandacht aan te besteden, ontstaat ruimte om de voordelen van AI te benutten zonder de publieke verantwoordelijkheid uit het oog te verliezen.

Wil je meer leren over de invloed van AI binnen de overheid? Binnen AI - Kunstmatige Intelligentie verdiep je je in de mogelijkheden, risico's en toepassingen van AI in de publieke sector. Wil je meer weten over de rol van data binnen beleidsvorming en dienstverlening? Bekijk dan het opleidingsaanbod binnen Informatie en Data.