Bestuur en managementondersteuning
Gemeente (26.000 inwoners)
De Bestuursacademie Nederland is gevraagd een onderzoek te doen naar de samenvoeging van het Bestuurssecretariaat en het Directiesecretariaat van deze gemeente. De aard van het werk van het Bestuurssecretariaat van de gemeente is aan de ene kant complex, aan de andere kant overzichtelijk. Ook speelt bij de gemeente de aanstaande invoering van het directiemodel. Daardoor zullen vanzelfsprekend veranderingen in de secretariële ondersteuning van de directeuren aan de orde zijn. Het Directieteam (DT) van de gemeente heeft daarom besloten tot samenvoeging van het directie- en bestuurssecretariaat en wenst daarboven een teamleider.
Het doel is om te komen tot één kwalitatief goed functionerend bestuurs- en directiesecretariaat, aansluitend bij de soms individuele behoefte aan (secretariële) ondersteuning van bestuur(sleden), directie(leden) en de raadsgriffier en de noodzaak om de te behartigen taken (waaronder de bestuurlijke agendering) op het gewenste kwaliteitsniveau in te kunnen laten blijven vervullen. Samenvoeging zal een betere samenwerking als resultaat moeten hebben. Aandacht voor loyaliteitsvraagstukken en samenwerkingsproblematiek is de sleutel tot oplossing van problematiek als deze.
De afgelopen jaren zijn een aantal organisatievormen rond de bestuurs- en managementondersteuning om allerlei redenen niet goed uit de verf gekomen of volgens sommige betrokkenen zelfs mislukt ("zelfsturend team", vorige "teamleiders"). Sinds de zomer van 2006 wordt binnen de gemeente geïnventariseerd waar behoeften en mogelijkheden liggen voor verbetering van de secretariaatsondersteuning aan topmanagement en bestuur, zeker ook in relatie tot de introductie van het directiemodel.
Dit proces stagneert vooral aan de kant van de direct betrokkenen. De opdrachtnemers zijn niet erg veranderingsgezind, wat ook begrijpelijk is. Zij zitten in de ontkenningsfase van hun werkelijkheidsbeleving rond de voorgenomen verandering.
