Managementassistente I

Resultaat

Na het volgen van deze training ben je je bewust van de rol van (management)assistente bij een gemeente. Je kunt je werk goed organiseren; plannen en prioriteiten stellen gaan je beter af. Ook je e-mail kun je goed stroomlijnen. Verder zijn je gespreksvaardigheden aangescherpt en kunt je zonder moeite actief luisteren en feedback geven. Je kunt op de juiste manier die ene collega of relatie vertellen wat je vindt. Ook leer je hoe je ‘nee’ kan zeggen, met behoud van de relatie. Verder ben je na de cursus in staat een vlot lopend verhaal over te brengen.

Programma

Deze training bestaat uit vier dagen en is als volgt opgebouwd:

Dag 1: Wat maakt het werken als secretaresse bij de gemeente interessant?
Als overheidssecretaresse werk je in een bijzondere omgeving. Je hebt direct te maken met maatschappelijke ontwikkelingen. Beslissingen die jouw werkgever maakt, raken de burgers immers direct. Dat heeft natuurlijk gevolgen voor jouw organisatie, maar ook voor jou als ondersteuner. Je staat stil bij de specifieke rol die jij als overheidssecretaresse vervult. Welke communicatieve basisvaardigheden heb jij? LSD is hét communicatiemiddel. Als jij dit geheim van communiceren ontdekt, bereik je meer dan je ooit gedaan hebt. Door echt te luisteren, beter door te vragen en bondig samen te vatten verloopt je communicatie soepeler, zonder storingen, met meer begrip en resultaat.

Dag 2: Hoe effectief en efficiënt werk jij?
De belangrijkste vraag die je jezelf kan stellen is: ‘Waarom doe ik dit nu?’. De antwoorden helpen je prioriteiten te stellen en doelen te halen, voorwaarden voor goede tijdsbesteding. Daarna is het tijd aandacht te besteden aan de organisatie van bijvoorbeeld je werkplek of de mail. Want een goede secretaresse is een gestructureerde secretaresse.

Dag 3: Wat zijn jouw kwaliteiten en valkuilen?
Goede communicatie begint met inzicht in jezelf. Op een speelse manier ontdek je jouw kwaliteiten en valkuilen. Wat doe je goed zonder dat het je energie kost, hoe staat je kwaliteit in verband met het etiketje dat je altijd opgeplakt krijgt? Wat kun je leren van die irritante collega en hoe kun je nog meer in balans komen? Hoe stevig sta jij in je schoenen tijdens gesprekken? Laat je niet met een kluitje in het riet sturen. Je kunt ervoor zorgen dat je in een gesprek de regie houdt. Door vooraf je doel te formuleren en fases in een gesprek aan te brengen behoud je de rode draad. Zonder zijweggetjes in te slaan behaal je resultaat.

Dag 4: Hoe zeg je nee?
De ‘spin in het web’ is een mooi beeld van de secretaressefunctie. Je zit in het centrum en je wilt graag iedereen helpen. Soms groeit het je boven het hoofd. Dan wil je, zonder iemand voor het hoofd te stoten, aangeven wat je grenzen zijn. Dit kun je leren. Met aandacht voor de situatie, de gesprekspartner en je eigen stijl kun je op een prettige manier zeggen dat je iets niet of anders wilt. Hoe presenteer je je overtuigend? Iedere secretaresse moet wel eens in een vergadering iets toelichten of een praatje houden bij een feestelijke gelegenheid. Hoe pak je dat aan?Natuurlijk moet de boodschap dan duidelijk zijn en het verhaal logisch opgebouwd. Als je een aantal technieken toepast, kun je je publiek zelfs zo boeien dat ze op het puntje van hun stoel gekluisterd blijven. Nog belangrijker is hoe jij je presenteert, wat je non-verbaal laat zien. Jouw sterke punten kun je uitbouwen, zodat je ontspannen en overtuigend overkomt.