Vorm geven aan interactieve bijeenkomsten; hoe doe je dat?

Aan het woord: Maaike Mesdag. Maaike is raadsadviseur/commissiegriffier bij de gemeente Oisterwijk en heeft in haar werk veel te maken met bijeenkomsten. Maar hoe maak je bijeenkomsten niet alleen informatief, maar ook leuk? Hoe zorg je dat taaie stof ook blijft hangen? Onlangs volgde ze de training ‘Vorm geven aan interactieve bijeenkomsten’, waar ze heeft geleerd dat je het vooral niet te ingewikkeld moet maken. Een goede voorbereiding en het juiste doel voor ogen hebben is de truc!

Wat is voor jou de reden geweest om juist voor deze training te kiezen?
“Het was met name de praktische insteek die mij aansprak” vertelt Maaike. “In mijn werk heb ik veel met bijeenkomsten te maken. De ambtelijke organisatie organiseert vaak bijeenkomsten voor de raad. Tijdens die bijeenkomsten wordt er vaak een Powerpoint of Prezi presentatie gehouden, en dat is het dan. In sommige gevallen pakt dat natuurlijk goed uit. Maar ik merk al langere tijd dat bij de raad de behoefte aanwezig is om op een andere manier informatie te vergaren. Onze griffie heeft daartoe onlangs zelfs een opdracht gekregen; namelijk om een betere beeldvorming neer te zetten. Ontzettend leuk natuurlijk en een mooie opdracht! Ik merkte dat ik daar wel wat meer bagage voor wilde hebben; ik beschik namelijk niet over een communicatieachtergrond. En daarbij vroeg ik me af: Wat zijn nu eigenlijk goede werkvormen?”

Tevreden naar huis
Maaike: “Voor mij zou het het mooiste zijn, als personen tijdens zo’n informatiebijeenkomst niet alleen de juiste informatie krijgen, maar die ook delen. En tevreden weer naar huis gaan. De vraag is natuurlijk: hoe richt je dat goed in? Wat ik hoopte was om tools te krijgen hoe je dat kon doen.”

Opzet van de training
“De training bestond uit twee trainingsdagen. Bij de meeste cursussen en trainingen ligt er een map voor je klaar met ‘verplicht’ cursusmateriaal. In dit geval had de trainster een aantal boeken over verschillende werkvormen meegebracht. Daar mochten we uit kiezen en dat was ook gelijk ons cursusmateriaal. Dat paste prima!”
“Het fijne was ook dat de training heel praktisch was ingestoken; ik kon meteen aan de slag. Natuurlijk kregen we ook theorie aangereikt; maar er was een prima evenwicht tussen theorie en praktijk.” Maaike vervolgt: “Ik heb tijdens de training kennisgemaakt met leuke en mooie werkvormen en ook goede ideeën opgedaan. Ook praktijkvoorbeelden van medecursisten waren een goede inspiratiebron.”

Belangrijk: stilstaan bij je doel
“Het allerbelangrijkste dat ik tijdens de training heb geleerd, is dat je vaak onvoldoende stilstaat bij het doel van de te organiseren bijeenkomst. Als het doel niet duidelijk is, is het een stuk lastiger om je bijeenkomst goed in te richten. Vaak gaat het niet alleen om het delen van informatie; negen van de tien keer is er ook een achterliggend doel. Daar kan ik een mooi concreet voorbeeld van geven. Onlangs hebben we een Masterclass Ruimtelijke Ontwikkeling voor de raad georganiseerd, om de raad en de leden inzicht te geven in de bestemmingsplan procedures. De hamvraag was natuurlijk: Hoe breng je op een leuke manier taaie stof, die óók nog moet blijven ‘hangen’? En hoe zorg je ervoor dat het ook nog een leuke avond is?

Achterliggend doel
Het achterliggende doel van de bijeenkomst was om helder te krijgen of de procedures niet sneller kunnen. Het zou mooi zijn als we daar wat beweging in konden krijgen. Maar we hielden vast aan ons voorafgestelde doel: inzicht krijgen in de bestemmingsplan procedures. En wat bleek? Al gauw kregen we van het college de opdracht te kijken of de procedures niet sneller konden! “

Heb je nog een advies dat je mee wilt geven aan anderen?
Maaike: “Neem de tijd voor het voorbereiden van de bijeenkomst! Daar heb je later alleen maar profijt van. En om terug te komen op wat ik al eerder zei: het is belangrijk om het doel van je bijeenkomst helder voor ogen te hebben. En leg dat doel ook eens voor aan een paar andere mensen. Zien zij het doel net zoals jij het ziet? Is het doel ook voor hen helder? Laat een ander meekijken. Maak het niet te ingewikkeld!

Meer informatie
Wilt u meer informatie over de training ‘Vorm geven aan interactieve bijeenkomsten'? Neemt u dan contact op met klantadviseur Nanouk Vermeulen, via telefoonnummer 06 - 15 05 1609 (e-mail: nvermeulen@bestuursacademie.nl).

Op 23 maart gaan wij weer van start met een nieuwe uitvoering in De Meern.